Fiches sanitaires en ACM : que dit la loi et comment simplifier leur gestion ?

Que sont les fiches sanitaires en ACM ?

Les Accueils Collectifs de Mineurs (ACM) — colonies de vacances, centres de loisirs, séjours périscolaires et extra-scolaires, camps scout  — ont l’obligation de recueillir des informations médicales concernant les enfants qu’ils accueillent.

Ces informations sont alors centralisées et transmisses à travers la fiche sanitaire de liaison, un document à remplir par les parents avant chaque séjour, qui demande : 

• Les informations vaccinale (vaccin obligatoires et recommandés)
• Les traitement médicaux en cours 
• Les informations de santé de l’enfant (maladies, allergies, difficultés de santé) 
• Les recommandations spécifique des parents 
• Les personnes à contacter en cas d’urgence
• L’autorisation parentale de soins
• Le nom du médecin traitant et le numéro de sécurité sociale

Des pièces justificatives peuvent également être exigées, comme une ordonnance ou une copie du carnet de santé.

Une obligation légale encadrée

Le suivi sanitaire est obligatoire pour chaque enfant accueilli dans un ACM et est réglementé par l’article R227-7 du Code de l’action sociale et des familles (CASF) et aux directives de la Direction de la jeunesse, de l’éducation populaire et de la vie associative (DJEPVA).

Les fiches doivent être :

• Renseignées à jour par les parents
• Conservées pendant toute la durée du séjour
• Accessibles à tout moment en cas de besoin médical
• Protégées dans le respect du secret médical et du RGPD (Règlementation générale sur la protection des données)
• Détruise ou remise aux parents dès la fin du séjour

En cas de contrôle ou d’urgence, l’absence de fiche sanitaire peut alors engager la responsabilité de la structure organisatrice.

Pourquoi dématérialiser de fiches sanitaires

Aujourd’hui, la majorité des ACM utilisent encore un format papier pour recueillir les fiches sanitaires. Ce système présente plusieurs inconvénients :

• Risques de perte ou d’oubli
• Accessibilité à tout moment difficile et contraignante
• Stockage peu sécurisé
• Charge administrative importante pour les organisateurs
• Contraintes pour les parents qui doivent remplir à la main et transmettre la fiche à chaque séjour.

Avec l’évolution des usages numériques, la dématérialisation des fiches sanitaires représente une alternative plus pratique que le papier, plus rapide et plus sécurisée. Il n’est d’ailleurs pas interdit par la règlementation, mais qui demande certaines conditions strictes : 

• Écarter tous risques liés aux problèmes techniques qui peuvent être causé par la dématérialisation,
• Assurer le respect des données et leur confidentialité,
• Être en conformité avec la Réglementation Générale sur la Protection des Données.

Cela peut sembler évident au premier point de vue, mais en raison des informations médicales qu’elles contiennent, la numérisation des fiches sanitaires nécessite un certain niveau de cryptage  des données, ainsi qu’un hébergement sur des serveurs certifiés Hébergeur de Données de Santé. 

La dématérialisation des fiches sanitaires sous format PDF présente alors différents problèmes de sécurité, à plusieurs niveau, ce qui est contraire à la RGPD.

Premièrement, le stockage de ces documents ne peut être sécurisé sur un simple ordinateur ou smartphone. De plus, si la transmission des fiches sanitaires aux ACM se fait via e-mail, cela représente une nouvelle faille de sécurité, où les données peuvent alors fuiter. La suppression en fin de séjour nécessite également une rigueur extrême, car les fiches ne peuvent pas rester dans la corbeille par exemple.

Pour faire simple, lors de l’utilisation de fiches sanitaires dématérialisées, seul une plateforme en ligne ou une application mobile possèdent les sécurités nécessaires à la protection des données.

Une solution numérique pensée pour les ACM et les parents

Avec Fiche Santé, nous avons conçu une application simple, rapide et sécurisée pour gérer les fiches sanitaires de liaison sur mobile.

Notre objectif : faciliter la vie des organisateurs et rassurer les familles, tout en respectant les obligations légales .

Notre solution permet :

• Gain de temps sur la réception, le traitement et les relances
• Sécurité renforcée validée par l’ANSSI (cryptage au-delà des standards RGPD)
• Registre des soins numérique transmissible en un clic aux parents
• Filtres personnalisés : allergies, régimes, traitements, difficultés de santé…
• Consultation à tout moment, même lors de déplacement
• Suppression automatique des données après le séjour
• Dépôt centralisé des justificatifs et ordonnances 
• Saisie unique pour les familles